Fondazione Bergamo nella Storia intende procedere alla selezione di un operatore che proponga rassegne enogastronomiche e attività socio-animative da realizzarsi nel corso dell’estate 2017 nella sede del Convento di San Francesco in Città Alta. La proposta dovrà integrarsi e coordinarsi con le attività culturali che Fondazione Bergamo nella Storia proporrà per lo stesso periodo e devono riguardare la realizzazione congiunta delle seguenti attività: Attività socio-animative, contraddistinte dalla realizzazione di iniziative dedicate alla musica, al teatro, al cinema e alla danza che possano ritenersi consone al luogo in cui vengono svolte; oltre alla somministrazione di bevande e alimenti contraddistinti dalla promozione di prodotti enogastronomici preferibilmente riferibili alle eccellenze bergamasche.
SPAZI OGGETTO DELLA CONCESSIONE, PERIODO DI SVOLGIMENTO DELLE ATTIVITA’ E SOGGETTI AMMESSI ALLA SELEZIONE
-Oggetto della Concessione è lo spazio denominato “Chiostro del Pozzo” che si trova all’interno del Convento di San Francesco in Città Alta. Per il periodo di concessione verrà messa a disposizione n. 1 sala adiacente al Chiostro del Pozzo ad uso esclusivo dell’attività dell’operatore.
-l’area del parcheggio della Mensa Universitaria da adibirsi esclusivamente alla sosta di ciclomotori e motocicli,
-l’uso dei bagni per il personale e quelli per il pubblico.
La concessione dello spazio riguarda i week end (venerdì, sabato e domenica) dal 15 maggio 2017 al 6 agosto 2017.
Possono partecipare alla selezione per ottenere la concessione in oggetto, i soggetti in possesso dei requisiti e delle autorizzazioni previsti da leggi e regolamenti per lo svolgimento delle attività proposte.
3. CONTENUTO DELLE PROPOSTE
Le proposte devono riguardare la realizzazione congiunta delle seguenti attività:
-Attività socio-animative, contraddistinte dalla realizzazione di iniziative dedicate alla musica, al teatro, al cinema e alla danza che possano ritenersi consone al luogo
in cui vengono svolte; Somministrazione di bevande e alimenti contraddistinti dalla promozione di prodotti enogastronomici preferibilmente riferibili alle eccellenze bergamasche.
4. TERMINI E MODALITA’ DI PRESENTAZIONE DELLE PROPOSTE
Il plico contenente la proposta e la documentazione richiesta (come meglio specificato più avanti), debitamente sigillato e controfirmato sui lembi di chiusura, dovrà pervenire a mezzo raccomandata o consegnato a mano al Direttore Amministrativo Dott.ssa Roberta Marchetti presso la segreteria della Fondazione Bergamo nella Storia, Piazza Mercato del Fieno 6/A, 24129 Bergamo.
Saranno escluse dalla selezione le domande pervenute oltre le ore 12:30 del giorno 26 aprile 2017.
All’esterno del plico dovranno essere indicati i dati identificativi del soggetto partecipante e la seguente dicitura: “Selezione di un operatore per attività socioanimative
e somministrazione di bevande e alimenti da realizzarsi al Convento di San Francesco nell’estate 2017”.
Il plico dovrà contenere, pena l’esclusione, i sotto indicati documenti:
-allegato A: descrizione puntuale e dettagliata delle attività socio-animative, proposte, contenente anche un programma di massima delle iniziative;
-allegato B: .curriculum del proponente e dei collaboratori e volontari che prenderanno parte all’iniziativa, anche con riferimento all’attività di somministrazione di alimenti e bevande;
-allegato C: relazione tecnico/descrittiva di tutte le strutture e attrezzature che verranno utilizzate, dei materiali e delle modalità di allestimento delle stesse, accompagnata dai disegni tecnici e rendering dell’allestimento;
-allegato E: copia fotostatica di un documento di identità. L’assenza o l’incompletezza di uno dei documenti richiesti comporta l’esclusione dalla selezione pubblica.
5. CRITERI DI SELEZIONE DELLE PROPOSTE
Le proposte saranno valutate dalla Direzione della Fondazione e dal personale competente per materia, nell’ambito di una procedura di selezione comparativa degli elementi programmatori e operativo-gestionali desumibili dalla documentazione presentata.
Verranno tenute in considerazione le caratteristiche del soggetto proponente (esperienze ed articolazione delle competenze in funzione dei programmi proposti), la qualità delle attività socio-animative e il rispetto delle esigenze di tutela storico–artistica del luogo in cui si svolgono, la programmazione di eventi speciali in giorni feriali da concordare, la qualità dell’offerta eno gastronomica e la qualità delle strutture da collocarsi negli spazi prescelti.
Avranno priorità nella valutazione le proposte che oltre a quanto sopra indicato prevedano anche la somministrazione di bevande e alimenti nella fascia diurna nei giorni di sabato e domenica con presentazione di offerta economica aggiuntiva al canone stabilito nel presente documento e non inferiore al 10% di detto importo.
Potranno altresì essere valutate positivamente proposte che prevedano iniziative di sensibilizzazione nei confronti della popolazione giovanile in merito alle problematiche relative al consumo di alcolici, di iniziative di promozione del consumo alternativo di bevande analcoliche e all’attuazione di iniziative a favore
dell’integrazione sociale delle persone disabili.
Al termine della procedura di selezione il Direttore Amministrativo disporrà la comunicazione dell’esito dalla stessa ai singoli interessati.
6. ADEMPIMENTI A SEGUITO DELL’ASSEGNAZIONE
A seguito dell’assegnazione della concessione oggetto dell’avviso, che avverrà con comunicazione scritta, dovrà essere tempestivamente trasmesso alla Direzione della Fondazione il programma e il calendario definitivo delle iniziative che si intendono svolgere, al fine del loro inserimento nelle attività programmate dalla Fondazione.
Nel materiale promozionale utilizzato dagli organizzatori, nonché nei social creati (facebook, twitter, instagram, you tube), dovrà essere inserito obbligatoriamente il logo della Fondazione, previo parere positivo della Direzione della Fondazione su detti materiali.
Si dovrà, inoltre, provvedere:
-al versamento del canone di concessione spazi di € 20.000,00 + IVA
-alla stipulazione di apposito contratto con la ditta Aprica Spa per lo smaltimento quotidiano dei rifiuti.
-Alla stipula di eventuale contratto con l’ENEL per la fornitura aggiuntiva di energia elettrica rispetto a quella disponibile (25 KW) mediante allacci temporanei.
-al versamento del deposito cauzionale a garanzia del perfetto mantenimento dello stato di fatto degli spazi assegnati per un importo pari a € 7.500,00. Tale cauzione rimarrà vincolata sino al controllo dell’esatto ripristino delle aree occupate;
-alla stipula di una polizza assicurativa o bancaria che preveda una garanzia di responsabilità civile per danni a terzi nell’espletamento delle attività culturali, socio-animative e di somministrazione di alimenti e bevande e – ad integrazione della cauzione versata – per i danni al luogo e alle strutture sullo stesso installate.
La somma assicurata per la responsabilità civile verso terzi non deve essere inferiore a € 3.000.000,00. La predetta polizza dovrà essere costituita e stipulata con imprese bancarie o di assicurazione iscritte nell’elenco dei soggetti ammessi ad accedere all’esercizio delle assicurazioni contro i rischi e i danni in regime di libera prestazione di tali servizi nel territorio nazionale. Copia della polizza dovrà essere consegnata all’ufficio;
-dichiarazione di conformità ex D.M. 37/08 per gli eventuali impianti elettrici aggiuntivi. Non è possibili il posizionamento di bombole a gas o bombole di GPL;
-idonea certificazione di omologazione per reazione al fuoco di rivestimenti, arredi e teli, in corso di validità;
-al rispetto delle norme di sicurezza applicabili alle manifestazioni;
-qualora le manifestazioni per caratteristiche o affluenza di pubblico lo richiedano, a richiedere i pareri ed i nulla osta relativi al T.U.L.P.S. – R.D. 18 giugno 1931 n 773
-a tenere separate, anche con misure di tipo organizzativo, i luoghi di accesso e di svolgimento delle manifestazioni dalle attività della Fondazione;
-a redigere il documento o la variante al documento di valutazione dei rischi che contemperi e preveda l’utilizzo dei luoghi oggetto del presente avviso con esplicito
riferimento a tenere sollevata la Fondazione da ogni e qualsiasi responsabilità in ordine allo svolgimento in sicurezza delle manifestazioni.
La Fondazione si riserva la possibilità di richiedere documentazione aggiuntiva a seconda della tipologia del progetto proposto.
7. PRESCRIZIONI
Norme per l’utilizzo degli spazi
Prima di iniziare qualsiasi attività all’interno del sito dato in concessione, l’operatore si impegnerà al rispetto delle norme per l’utilizzo e per la corretta
conservazione del patrimonio culturale che il complesso del Convento di San Francesco rappresenta.
L’impegno sarà sancito con la firma del documento contenente le norme stabilite dalla Fondazione in vigore al momento dell’assegnazione della concessione. Detto documento, per la parte riguardante gli spazi del Convento di San Francesco, è parte integrante del presente atto e costituisce l’allegato A).
Il rispetto delle norme è vincolante sia per i concessionari, sia per il personale da loro incaricato per lo svolgimento delle attività, per la predisposizione e il ritiro di oggetti/attrezzature/dispositivi e per la pulizia degli ambienti, sia per gli ospiti/avventori. L’operatore è direttamente responsabile del mancato rispetto delle norme anche da parte di soggetti terzi.
Strutture
Per lo svolgimento delle attività dovranno essere utilizzate strutture adeguate che garantiscano la sicurezza dei fruitori dell’area. L’operatore si impegna a non modificare lo stato di fatto dei manufatti presenti nell’area occupata e in quella circostante e dovrà adottare tutte le misure e le precauzioni finalizzate al mantenimento e alla conservazione del patrimonio culturale. Per l’allestimento delle strutture all’interno del chiostro non potranno essere utilizzate attrezzature per la movimentazione a motore o comunque altre attrezzature considerabili “pesanti” per evitare danni alle pavimentazioni e alle strutture murarie.
Prima dell’inizio degli allestimenti dovranno essere concordate con l’Ufficio Logistica della Fondazione tutte le modalità di trasporto, scarico ed allestimento
delle attrezzature ed impianti necessari allo svolgimento delle attività.
Luce – acqua – rifiuti
Le spese relative alla fornitura di energia elettrica fino a 25 Kw e all’erogazione dell’acqua sono comprese nel canone di concessione. L’operatore dovrà organizzare la pulizia della superficie occupata, compresi i bagni per il personale e quelli dedicati al pubblico, nonché dell’area circostante e dell’area esterna di pertinenza del Convento di San Francesco, in modo che il
giorno seguente gli eventi, gli spazi risultino idoneamente puliti e accessibili al pubblico per permettere le regolari attività della Fondazione. Le modalità di raccolta differenziata dei rifiuti dovranno corrispondere a quelle emanate da Aprica e l’operatore dovrà munirsi di tutte le attrezzature necessarie a tale scopo
(bidoni di raccolta differenziata, ecc.).
Nell’area di somministrazione si dovrà in ogni caso ottemperare all’obbligo della raccolta differenziata anche per gli avventori, posizionando dei cestini dedicati (carta, plastica e indifferenziata).
Gli interventi di pulizia dovranno essere concordati con l’Ufficio Logistica della Fondazione che provvederà ai sopraluoghi di controllo.
Orari
Dovrà essere rispettato il seguente orario serale: inizio delle attività a partire dalle ore 18:00;
Termine delle attività musicali o rumorose ore 23:30;
Chiusura del servizio e degli spazi al pubblico: ore 00:30
Uscita dell’operatore e del personale di servizio ore 1:30
Vigilanza
Dovrà essere assicurato, durante lo svolgimento dell’attività, dall’inizio delle attività sino al termine, un servizio di vigilanza attraverso idoneo personale che garantisca l’ordinato svolgimento della manifestazione sia all’interno che all’esterno del Convento di San Francesco.
Nell’area Parcheggio Mensa Universitaria dovrà essere disposto il servizio di sorveglianza per la sosta dei motocicli durante tutta la durata delle attività.
Pubblicità e comunicazione
I soggetti a cui verranno concessi gli spazi hanno l’obbligo di comunicare alla Direzione i programmi mensili per l’inserimento nel materiale promozionale della “Fondazione Bergamo nella Storia onlus ed hanno l’obbligo di inserire nel loro materiale promozionale (manifesti, volantini, flayer, locandine, striscioni, vele) e nei social network utilizzati (facebook, twitter, instragram, you tube, ecc…) il logo della Fondazione. I materiali promozionali vanno trasmessi tempestivamente alla Direzione e distribuiti solo a seguito di approvazione.
Restituzione aree
L’operatore dovrà restituire gli spazi di cui ha avuto la disponibilità nel medesimo stato in cui li ha ricevuti, provvedendo alla rimozione di tutte le attrezzature utilizzate e al ripristino delle aree occupate.
L’organizzatore è tenuto a fotografare lo spazio assegnato all’inizio del periodo di occupazione; la documentazione fotografica sarà conservata dall’Ufficio Logistica e servirà per la valutazione, dell’esatto ripristino dell’area al termine dell’occupazione. Qualora si dovesse rilevare un danneggiamento degli spazi assegnati si provvederà ad incamerare la cauzione e ad avvalersi, se necessario, della polizza assicurativa per sostenere il corretto ripristino dell’area.
8. DIRITTO DI RISERVA
La Fondazione si riserva la facoltà insindacabile, in base a sopravvenute esigenze, di prorogare, sospendere o revocare la presente procedura di selezione prima dello svolgimento della stessa, senza che i proponenti possano vantare diritti di sorta.
La Fondazione si riserva, altresì, la facoltà, anche al termine della procedura di selezione, di non procedere alla assegnazione di spazi, indicando le sopravvenute motivazioni che rendano inopportuna la realizzazione della proposta presentata.
Eventuali impedimenti di carattere tecnico o amministrativo che dovessero sopravvenire nelle procedure di autorizzazione all’esercizio dell’attività di somministrazione di alimenti e bevande, o di qualsiasi altra autorizzazione necessaria, non obbligano la Fondazione a sostenere alcun onere nei confronti dei vincitori della presente selezione.
La Fondazione si riserva, inoltre, di usufruire degli spazi nei giorni non compresi nel presente avviso per le proprie iniziative.
8.SANZIONI
La Fondazione effettuerà dei controlli a campione attraverso il proprio personale incaricato per verificare il rispetto nell’esecuzione delle attività programmate.
La mancata realizzazione delle attività programmate, come pure la non tempestiva trasmissione dei programmi di attività, nonché dei materiali di promozione e comunicazione, salvo cause di forza maggiore debitamente motivate, condurrà a:
-primo richiamo formale da parte della Fondazione;
-secondo richiamo formale in caso di reiterato inadempimento con trattenimento del 50% della cauzione da parte della Fondazione;
-terzo richiamo formale in caso di reiterato inadempimento e risoluzione del contratto con sgombero dell’area ed esclusione dalla partecipazione ai bandi
successivi.
La concessione verrà revocata, previo preavviso di cinque giorni, senza oneri per la Fondazione e senza necessità di avvio del procedimento, qualora l’operatore non
rispetti quanto contenuto nel provvedimento autorizzativo e nel caso gli vengano comminate dalla Polizia Locale, almeno tre sanzioni per violazioni di legge.
9.RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO E TERMINE DI CONCLUSIONE
Referente della procedura è la dott.ssa Roberta Marchetti – Direttore Amministrativo
Piazza Mercato del Fieno, 6 – 24129 Bergamo – tel. 035 247116 – e-mail: roberta.marchetti@bergamoestoria.it.
I dati acquisiti saranno trattati in conformità alla normativa sulla privacy (D.Lgs n.196 del 2003).
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